El PERT

Existe un procedimiento que se utiliza para ayudarnos en la programación de asuntos que son complejos a causa de su elevado número de actividades y de las constantes dependencias entre ellas. Este método de ayuda en la programación, en el momento de su creación hacia 1956 por la Marina de Estados Unidos para su utilización en el Proyecto Polaris, se llamó PERT y en España pasamos a denominarlo unas veces así y otras MÉTODO DEL CAMINO CRÍTICO.

Se trata de algo muy sencillo que todos deberíamos conocer, porque reporta grandes compensaciones, con poco esfuerzo.

Se basa en obviedades que conocemos, pero que apenas utilizamos. Es, como solemos decir, una especie de huevo de Colón.

Sus primeras aplicaciones civiles se hicieron en la programación de la construcción de edificios, y los resultados fueron espectaculares, pues permitieron disminuir enormemente los plazos de ejecución, principalmente porque se logró prestar una atención proporcional a la importancia de cada actividad y se consiguió tener a punto, en el momento preciso, cada cosa necesaria, sin las demoras que, por la elevada complejidad y la deficiente programación eran hasta entonces muy habituales. Hasta aquellos tiempos solía ocurrir que faltaba lo más necesario en el momento más inoportuno.

Personalmente, la primera vez que lo apliqué en la industria conseguimos rebajar el plazo de mecanización de cigüeñales, de dos meses que era el habitual, a veinte días. Luego, en mi vida profesional lo he aplicado, con éxito, continuamente.

Aunque hemos nombrado dos aplicaciones de cierta complejidad, el método puede utilizarse también en muchos casos de la vida cotidiana que consideremos algo complicados como, por ejemplo, una boda, un viaje difícil, una celebración con muchas variables, etc., etc. En suma, el sistema se puede aplicar sin dificultad y es conveniente en infinidad de casos tanto industriales como de la vida ordinaria.

Un poco largo el preámbulo, pero paso por fin a explicar el procedimiento en sí. Ojala que a alguien pueda servirle.

Cuando se da una situación en que nos abruma el número de actividades interrelacionadas diferentes, muchas veces hemos oído decir "¡haz una lista!". Pues bien, esto es el arranque del método PERT, es decir, HACER UNA LISTA DE ACTIVIDADES LO MÁS COMPLETA POSIBLE.

Esto, por sí solo ya es una gran ventaja, pues de este modo no tenemos necesidad de mantener ocupada la memoria con todo lo que hemos de hacer, puesto que además de requerir un esfuerzo pesado es casi seguro que vamos a olvidar actividades que, para más fastidio, algunas pueden ser fundamentales y crear graves retrasos y contratiempos.

Al elaborar la lista conviene distinguir entre las actividades que no consumen tiempo y las que sí lo hacen. A las primeras se las denomina escuetamente por el nombre de la actividad, por ejemplo "hablar con el señor X, ir al comercio Y", etc.

Las que lo consumen en cierta cantidad, como por ejemplo hacer una zanja, obtener una laboriosa autorización, etc., es necesario dividir cada una en dos, que por ejemplo podrían ser: "comenzar la zanja Z" y "terminar la zanja Z", "solicitar autorización A" y "obtener la autorización A" y así sucesivamente. Existen también actividades que se relacionan sin que exista necesidad de espera entre ellas y entonces se ponen las dos seguidas, pero el tiempo que se anota en el vector es un cero.

Para simplificar el sistema, es también conveniente asignar una letra mayúscula cualquiera, a cada actividad.

Una vez hecha y bien repasada la mencionada lista, tenemos ya buena parte del trabajo realizado, de tal manera que, si no hiciéramos nada más, habríamos logrado un gran adelanto organizativo; pero pasemos a la segunda fase del PERT, que la vamos a dedicar a la

DETERMINACIÓN DE TIEMPOS.

Algunos tiempos pueden ser exactos por corresponder a operaciones bien aseguradas, o por estar asignadas a entidades totalmente fiables, etc., pero lo normal es que el tiempo de ejecución de cada tarea sea una incógnita y tengamos que hacer su estimación. En este caso, en lugar de asignar un tiempo de forma puramente intuitiva, conviene utilizar el siguiente criterio, teniendo en cuenta que:

a.- es el tiempo optimista, que obtendríamos con muy buena suerte. Esta circunstancia solo se presenta una vez de cada cien.

b.- es el tiempo pesimista, que tendríamos en casos con extrema mala suerte, excluidas huelgas, incendios, inundaciones y otras incidencias de similar calibre. Se puede pensar que se presenta también una vez de cada cien.

c.- es el tiempo más probable, que podemos intuir que se cumpliría pensando que la actividad se repitiera muchas veces y por tanto existiera sobre él una larga experiencia.

El tiempo que se asignará a la operación será = (a+ b+4c), dividida esta suma por 6.

El estudio y asignación a cada tarea de los tiempos indicados, por sí mismo facilita también la solución del asunto que estamos tratando de resolver.

Con el conocimiento de las interrelaciones entre las distintas actividades y los datos anteriores, podemos pasar a

DIBUJAR UN GRAFO en el que aparezca reflejada de una forma gráfica esta relación. Para ello haremos lo siguiente:

a) Pondremos la letra mayúscula, que simboliza a cada actividad, dentro de un círculo.
b) Posicionaremos a la izquierda del papel la actividad o actividades que pueden comenzarse sin depender de otras, representadas siempre por círculos como se ha dicho.
c) Trazaremos unas flechas desde cada actividad a las que dependan de ella, y así iremos reflejando todas las actividades que componen el plan previsto, hasta representar la última. A este conjunto de actividades enlazadas unas con otras por medio de uno o varios vectores se da el nombre de grafo, que nos permite tener una clara visión de cómo dependen unas actividades de otras en el conjunto de la operación.

El siguiente paso consiste en:

APLICAR LOS TIEMPOS A LAS ACTIVIDADES. Para ello:

a) Pondremos un número sobre cada vector (flecha), indicando el tiempo (generalmente en días) en que se hallan distantes las actividades de sus extremos. Si algún paso entre actividades no consume tiempo, se procederá, según hemos indicado, aplicando sobre el vector el número cero.
b) Trazaremos un cuadrado al lado del círculo de cada actividad.
c) Pondremos dentro de cada cuadrado el mayor de los tiempos que resulte de sumar los tiempos reflejados en los cuadrados de las actividades precedentes, con los que figuren en los vectores que parten de ellas.
d) Cuando lleguemos a la actividad final, figurará, en su cuadrado, un número que es muy importante porque indica nada menos que el tiempo que se va a invertir en el proceso si se cumplen los tiempos asignados.

Para completar el método procederemos a

DETERMINAR EL CAMINO CRÍTICO

Ante todo debemos decir que este camino crítico contiene las actividades cuyas demoras en los tiempos totales significarán un retraso en la fecha prevista para la finalización y son, por tanto, las actividades a vigilar con mayor cuidado. En cambio una demora en una actividad que no forme parte del camino crítico no retrasará en principio el proceso, siempre que su desfase no sea tan grande que llegue a transformar el camino crítico. En suma, todas las actividades que no son camino crítico tienen un margen más o menos importante de demora, pero las del camino crítico son, si el programa progresa correctamente, invariables. Dicho esto, pasemos a indicar la manera de determinar las actividades que componen el camino crítico. Para ello:

Restaremos del valor del cuadrado final, los valores de los vectores concurrentes en la actividad final, y elegiremos la actividad cuyo tiempo marcado coincida con la diferencia entre ambos valores. Esa actividad será otra de las que componen el camino crítico. A continuación haremos con ella lo que hicimos con la final y encontraremos otra también crítica y así sucesivamente, hasta llegar a una actividad inicial del proceso, con lo cual habremos determinado todo el camino crítico, que conviene remarcar en el dibujo para una mejor visualización.

UN EJEMPLO

Este grafo contiene las actividades ABCDEFGHI y, para empezar, lo hemos hecho relativamente sencillo. (Yo he visto grafos que ocupaban superficies considerables).

En él aparecen todos los elementos que hemos indicado: las actividades están representadas por sus letras, indican por medio de vectores las relaciones entre ellas y aparecen números dentro de cuadrados, obtenidos sumando los tiempos de las actividades precedentes de izquierda a derecha, eligiendo cada vez el mayor de los comparados.
Se ve que las primeras actividades Ay B pueden comenzar a la vez.
El proceso termina en la actividad I consumiendo, si no hay demoras imprevistas, 27 días.
El camino crítico calculado convenientemente son las actividades BDFGHI.
Para hallarlo se ha comenzado por restar de 27, que era el tiempo de la I, el tiempo desde la F que era 5, resultando 22 y como este valor en la F era14, no resultó la F camino crítico; sin embargo la cifra de 22 la tenía la H y por ello esta actividad fue la que resultó camino crítico. Así se fue siguiendo con las demás hasta llegar a la primera, que fue la B.
La asignación de los tiempos y los demás detalles, se han explicado anteriormente.

Esto sería el método completo, y según hemos dicho, si se opta por no seguirlo hasta el final, todo lo que hayamos actuado supondrá un cierto beneficio organizativo, mayor o menor según el número de fases que hayamos utilizado.

Cuando se aplica el indicado método en una industria, pongamos por caso, su inconveniente es que la persona que ocupa parte de su tiempo en mantener actualizados los datos del PERT, tiene que hacer constantes correcciones si los tiempos no se cumplen. Esto en los grafos industriales, que suelen contener muchas actividades, es una labor algo pesada; sin embargo los resultados que se obtienen compensan sobradamente estos inconvenientes.

Cuando la filosofía de la producción es trabajar con el criterio de que cada lote pase a estar disponible en un tiempo mínimo, obtenemos una gran ventaja que es la de ver las primera piezas acabadas en un tiempo récord y que Verificación Final nos dé la seguridad de que todos los recursos técnicos (planos, calibres, utillajes, etc.) han sido bien concebidos. En caso de encontrarse errores en las primeras piezas, estaremos a tiempo de efectuar las correcciones oportunas para aplicarlas en las pendientes de procesar. Si hubiéramos trabajado a la vez por lotes separados, estos llegarían en bloque al final del proceso, así que cuando descubriésemos el error sería demasiado tarde y el problema podría tener considerables dimensiones.

Otra de las ventajas es que el número de piezas en proceso se minimiza y sabido es que la eficacia de una empresa es inversamente proporcional a la cantidad de material en forma de stocks en proceso.

El método está muy de acuerdo con el "just in time" japonés, que tan profusamente se ha utilizado con gran éxito, pues la visión general del proceso que nos da la información del grafo, permite apreciar y por tanto prevenir, que no falte lo necesario en el momento oportuno, sin anticiparlo tampoco excesivamente. Es decir que, sin pretenderlo expresamente, estamos siguiendo justamente esa forma de actuación.

.El inconveniente de los constantes reajustes manuales en los grafos se resolvió cuando aparecieron en el mercado los ordenadores y los programas adecuados que hacían los cambios muy fáciles, pues modificando un valor manualmente se rehacía automáticamente todo el grafo y se sacaban de inmediato las consecuencias del cambio y las acciones a realizar de una forma inmediata para corregir las desviaciones.

En cualquier caso el método manual sigue vigente en muchos casos (siempre recuerdo aquello de que "para apagar una cerilla no hace falta llamar a los bomberos") y siempre tendrá el mérito de haberse producido un buen avance en la programación utilizando principios muy simples, pero empleando una fuerte dosis de sentido común.

Si no conocías el método PERT amigo lector, y solo te sonaban de su nombre las tres primeras letras, haz un pequeño esfuerzo por aprenderlo, y verás como, con el tiempo, me agradecerás este consejo.

Para terminar, tengo que decir que cuando a un amigo, muy cachondo él, le pregunté si conocía el significado de las iniciales del PERT, me contestó sin titubear: "Peligro, Estamos Rodeados Totalmente".