domingo, 22 de agosto de 2010

Lo urgente y lo importante

En muchas ocasiones suceden las cosas de tal modo que se nos acumula lo pendiente de hacer, con la sensación de que nos falta tiempo, de que no llegamos a todo. Esto puede suceder en cualquier actividad o profesión: la de ama de casa, la de ingeniero, la de agricultor, la de secretaria, la de banquero, etc., etc. Quizá haya alguna que se escape de esta regla general, pero yo no la conozco.

Esta circunstancia se produce a veces en forma ininterrumpida durante la actividad diaria, y otras ocasionalmente; pero antes o después, con mayor o menor frecuencia, con más o menos intensidad, es algo por lo que todos pasamos y nos produce un estrés que como sabemos o intuimos se define según la RAE como “una situación agobiante que origina reacciones psicosomáticas, y trastornos psicológicos a veces graves”. A esta definición agregaría de mi cosecha el matiz de “a base de tiempo”.

El modo de ser de cada persona influye también en la forma e intensidad de la situación, así las más activas están más predispuestas a que les ocurra, puesto que tratan de participar, intervenir, e involucrarse en más cosas. También todos sabemos que hay profesiones en la que es más frecuente la presencia e intensidad del estrés.

Trato en este artículo de analizar esta circunstancia para conocerla mejor y contribuir a combatirla en la medida de lo posible. Para comenzar, concretaré lo que entiendo por urgente y por importante, aunque son términos que, con mayor o menor precisión, son bastante conocidos:

Urgente es lo que hay que resolver de inmediato, sin pérdida de tiempo y además no admite demora alguna por más que se quiera soslayar, aunque el asunto a que se refiera sea intrascendente.

Importante es aquello que tiene trascendencia y sienta bases firmes a medio y/o largo plazo.

Mi experiencia demuestra algo fundamental: que lo urgente no es importante y lo importante no es urgente. Aquí surge un interrogante: ¿Y no pueden darse las dos condiciones de urgencia e importancia a la vez? La respuesta es que sí, pero en la práctica sucede esto con muy baja probabilidad, es decir que la inmensa mayoría de las veces ocurre lo enunciado en el principio, que es una regla de oro.

El hecho de que las cosas sean así hace que se reduzca la eficacia de nuestros actos, ya que nos pasamos el tiempo resolviendo muchos asuntos de poca importancia y los realmente importantes se van posponiendo una y otra vez puesto que no son urgentes.

Además, la resolución de lo urgente genera, por su propia naturaleza, un considerable estrés ya que las soluciones son apremiantes.

Es decir, que corremos un alto riesgo de dedicarnos a cosas urgentes, es decir poco importantes y estresantes, y de no acometer lo realmente importante aunque estemos capacitados para ello. En suma, a actuar con gran ineficacia y alto desgaste.

Esta situación de agobio, que nos aparece espontáneamente sin pretenderlo y sin poder evitarlo, no puede ser más negativa para el éxito y el rendimiento de nuestros esfuerzos a largo plazo ya que “se mueve mucho viento pero los resultados son escasos”.

La visión de una persona agobiada por las urgencias es un test de la necesidad de mejoras en su organización o bien de insuficiencia de personal colaborador.

Muchas personas sometidas a esta circunstancia no se dan cuenta, y otras que la perciben no saben como librarse de ella.

Mis consejos al respecto son los siguientes:

En primer lugar hay que identificar con claridad la situación de estrés cuando se presente o exista de antemano, y pensar que, aunque sea insoslayable de momento, debemos establecer el objetivo de salir de ella, para lo cual el tomar conciencia y hacerse el propósito de evitarla ya es un primer paso.

En segundo lugar hay que pensar que si las cosas cuya ejecución nos asedia son poco importantes (y por añadidura urgentes) en el fondo se debe a que la organización es de tal naturaleza que las pequeñas cosas llegan a la persona indebida. Por tanto hay que derivarlas a escalones subordinados, es decir delegar.

Estos escalones muchas veces no existen, ni existe la posibilidad de crearlos, en cuyo caso tendremos que aceptarlo y buscar soluciones (de las que espero escribir en otra ocasión), a sabiendas de que nuestro trabajo es, y va a seguir siendo, poco efectivo. En otros casos sí que se puede hacer lo recomendado, y entonces el objetivo es utilizarlos delegando y enseñando a los auxiliares, y estos a los suyos, todos los detalles necesarios para resolver esa problemática a la que estamos siendo, todos, indebidamente sometidos.

He dicho delegar y surge de inmediato la pregunta: delegar… ¿Hasta dónde? La respuesta es “hasta lo máximo posible”, sin complejos y sin aceptar el temor de quedarnos sin nada que hacer, con los brazos cruzados, puesto que nos esperan cosas importantes para emplear a fondo nuestras capacidades.

En definitiva, cada uno debe dedicarse a hacer lo más importante que su capacidad le permita y, si se ve obligado a hacer cosas de menor nivel, debe tratar de que esto ocurra con la menor frecuencia posible.

Esto, que parece pensado en exclusiva para una actividad de tipo empresarial, es generalizable. Para dejarlo bien patente, voy a poner el caso de un ama de casa que trabaje o no, además, fuera de ella. Muchas veces se la ve agobiada, cuando se dedica a hacerlo todo sin aprovechar las posibles ayudas del entorno que, bien aprovechadas, en muchos casos le permitirían dedicar un tiempo a cosas muy importantes que además de no ser urgentes tienen también la particularidad de pasar con frecuencia desapercibidas. Para facilitar la colaboración hace falta no pretender que todo se haga exactamente como el ama de casa lo haría, no censurar excesivamente los fallos (ni siquiera mentalmente), y por supuesto, encontrar en el entorno la disposición adecuada. Hay que pensar también que todo requiere un “training” anglicismo que tanto se emplea en la industria y que en el caso que nos ocupa significa lisa y llanamente un entrenamiento. Con él y la buena voluntad de todos se consiguen cosas impensables. Así que, ánimo, y a disminuir el estrés, a pensar y acometer las cosas importantes que nos faltan por hacer (en el entorno familiar es donde están las más importantes que podemos encontrar) y a participar todos con buena voluntad, pero cada uno en lo suyo.

2 comentarios:

Anónimo dijo...

Acabo de leer el artículo y me ha encantado.
Desde Granada un ariñero.

Salvador Macipe dijo...

Apreciado Anónimo, muchas gracias por tu comentario, que representa para mí un estímulo muy importante para seguir mostrando ideas que creo que pueden ser interesantes para alguien.
No conozco Granada pero, por lo que vengo oyendo, es insuperable. Veo que en esto también sabes elegir.
Un abrazo de tu paisano Salvador Macipe.